Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao những thương hiệu bán lẻ lớn lại có thể mở rộng nhanh chóng và chiếm lĩnh thị trường? Bí quyết nằm ở việc quản lý chuỗi cửa hàng một cách hiệu quả. Hãy cùng chúng tôi khám phá mô hình quản lý chuỗi cửa hàng và cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả nhất trong bài viết này nhé.

Mô hình quản lý chuỗi cửa hàng là gì?

Quản lý chuỗi cửa hàng là công việc kiểm soát, theo dõi toàn bộ quá trình vận hành, hoạt động của chuỗi cửa hàng. Các dữ liệu, thông tin hoạt động được tổng hợp thành các báo cáo chi tiết, giúp nhà quản trị bao quát được hoạt động kinh doanh và ra chiến lược phát triển.

Mô hình quản lý chuỗi cửa hàng là phân cấp bậc quản lý chi nhánh cho một hệ thống cửa hàng. Các chi nhánh cửa hàng vừa hoạt động độc lập, vừa phải có sự liên kết với nhau trong các khâu cần thiết.

>>>Xem thêm: Quy mô doanh nghiệp là gì? Giải đáp chi tiết và đầy đủ

Tại sao cần phải xây dựng mô hình quản lý chuỗi cửa hàng?

Có rất nhiều góc độ cần phải quản lý trong một chuỗi cửa hàng như: Quản lý tài chính, kho, nhân sự, bán hàng, nhà cung cấp, khách hàng,... Để nhà quản trị có thể bao quát hết mọi hoạt động, doanh nghiệp buộc phải xây dựng mô hình quản lý chuỗi cửa hàng phù hợp. Cần phải xây dựng mô hình quản lý chuỗi cửa hàng phù hợp để:

• Bán hàng thông minh, hiệu quả, gia tăng doanh số.
• Quản lý kho hàng hóa chặt chẽ, tránh lãng phí, thất thoát.
• Kiểm soát và đánh giá chính xác năng lực nhân viên.
• Tài chính minh bạch, chính xác, theo dõi dòng tiền.
• Tổng hợp báo cáo kinh doanh, hỗ trợ ra quyết định, chiến lược phát triển.
• Ra chiến lược thu hút khách hàng mới, chăm sóc khách hàng cũ.

Cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả

Quản trị tài chính

Quản lý tài chính là một trong những yếu tố không thể thiếu nếu muốn đạt được thành công, dù là trong mô hình kinh doanh nhỏ lẻ hay doanh nghiệp quy mô lớn. Tài chính có thể bao gồm tiền mặt, vật tư, nguyên liệu, tài sản được hình thành từ nguồn vốn ban đầu hoặc trong quá trình hoạt động như các khoản phải thu, phải trả.

Tuy nhiên, không phải tất cả quản lý chuỗi cửa hàng đều có khả năng quản lý tài chính hiệu quả, đặc biệt là khi quy mô ngày càng mở rộng. Vấn đề mà người quản lý cần phải giải quyết bao gồm:

• Nguồn vốn đến từ đâu? Huy động vốn từ vốn góp hay đi vay? Thời gian cần để cửa hàng hòa vốn là bao lâu?
• Luồng tiền từ việc bán hàng, nhập hàng, đổi trả hàng và các chi phí hoạt động của cửa hàng.
• Tình trạng dòng tiền mặt và trong tài khoản ngân hàng của chuỗi cửa hàng.
• Tổng doanh thu theo tháng, quý, năm…
• So sánh tình hình kinh doanh giữa các chi nhánh.
• Lợi nhuận thuần sau khi trừ hết các chi phí.

Quản lý tài chính hiệu quả giúp cho các nhà bán lẻ đánh giá tình hình kinh doanh của cửa hàng, có sự chủ động trong việc quản lý xuất, nhập kho, đưa ra quyết định về giá cả sản phẩm, mức lương của nhân viên, và tái đầu tư vào hoạt động kinh doanh. Từ đó, nhà quản trị có thể thực hiện các phân tích, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh một cách linh hoạt, phù hợp với tình hình thực tế.

Quản lý quy trình vận hành 

Quy trình quản lý và vận hành được chuẩn hóa là công việc cần được thực hiện tiên quyết khi mở chuỗi cửa hàng. Việc quản lý được thiết lập một cách rõ ràng giúp đảm bảo mọi cửa hàng đều hoạt động hiệu quả

Mọi quy trình từ phục vụ khách hàng, lịch làm việc, chính sách khuyến mãi, chăm sóc khách hàng cho đến quy định đổi trả hàng hóa cần được áp dụng đồng nhất tại tất cả cửa hàng và cấp bậc.

>>>Xem thêm: Kế hoạch 8 bước mở quán cafe hiệu quả, ít rủi ro

Xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng

Vận hành doanh nghiệp không chỉ cần quy trình chuẩn hóa mà tuyển dụng nhân sự phù hợp cũng rất quan trọng. Doanh nghiệp cần tìm kiếm nhân lực có năng lực và tổ chức các buổi đào tạo, đặc biệt cho những nhân viên trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Người quản lý cần truyền đạt rõ ràng tầm nhìn, sứ mệnh của công ty, hướng dẫn nhân viên mới về quy định và văn hóa để tăng tính gắn kết. 

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê chuyên gia tư vấn hoặc tự xây dựng quy trình từ kinh nghiệm. Đối với bán lẻ, nhân viên cần được đào tạo về kỹ năng bán hàng, hiểu biết sản phẩm và chăm sóc khách hàng, giúp giữ chân khách hàng và đảm bảo thành công cho chuỗi cửa hàng.

Tăng kết nối giữa các chi nhánh bán hàng

Liên kết giữa các điểm bán hàng trong chuỗi đóng vai trò rất quan trọng để các nhà quản lý có thể chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi và đề xuất những giải pháp kinh doanh hiệu quả nhất.

Hiện nay, việc kết nối giữa các chi nhánh trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nhờ vào việc áp dụng các phần mềm khoa học công nghệ. Có thể tham khảo một số ứng dụng được dùng nhiều hiện nay như: KiotViet, Sapo, Haravan, MISA eShop, POS365, Nhanh.vn, iPOS.vn,...

Đánh giá hiệu quả chi nhánh bằng báo cáo chi tiết

Sau khi hoàn thành các quy trình bán hàng, các cửa hàng cần được đánh giá về hiệu suất và vận hành để xác định liệu chúng có đạt được mục tiêu hiệu quả hay không. Sử dụng công nghệ trong quản lý sẽ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho người quản lý.

Nhà quản trị cũng cần thường xuyên theo dõi phản hồi từ khách hàng qua các kênh như blog đánh giá, kênh thương mại điện tử, bình luận trên mạng xã hội và trang web để quản lý cửa hàng một cách hiệu quả.

Ngoài ứng dụng công nghệ, người quản trị cần đến trực tiếp từng cửa hàng của chuỗi để theo dõi tiến độ kinh doanh. Theo dõi hệ thống cửa hàng, quy trình vận hành một cách thường xuyên để xem xét cần thay đổi các yếu tố nào cho phù hợp. 

Quản lý hàng hoá về chất lượng và số lượng

Hầu hết các doanh nghiệp gặp khó khăn khi mở rộng chuỗi do không tìm được nguồn hàng chất lượng và ổn định. Ban đầu, vấn đề thiếu vốn và nhân lực để xây dựng kho hàng cũng là một trở ngại. Vì vậy, đảm bảo nguồn cung đầy đủ, đúng thời điểm là yếu tố quan trọng. Dù giá rẻ và dịch vụ tốt, nhưng hàng hóa không rõ nguồn gốc, chất lượng kém, cửa hàng sẽ thất bại.

Quản lý hàng hóa trên phần mềm quản lý kho là một phương pháp hiệu quả duy trì sự thống nhất, tối ưu hoạt động tại các chi nhánh. Phần mềm này giúp theo dõi mặt hàng bán chạy, lượng tồn kho thực tế, thời điểm nhập hàng mới và sản phẩm khó bán đảm bảo nguồn vốn và đáp ứng nhu cầu kịp thời cho khách hàng.

Giữ chân khách hàng

Bán hàng trên khách hàng trung thành và tệp khách hàng cũ tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với marketing tìm kiếm khách hàng mới. Tuy nhiên, ít người chú ý đến việc quản lý dữ liệu khách hàng hoặc các chương trình chăm sóc và tri ân khách hàng – một phần là do thói quen cố hữu từ xưa, phần khác là do các nhà bán lẻ không biết cách thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng một cách hợp lý và tiện lợi.

Biết được khách hàng có hài lòng với dịch vụ, giá cả và sản phẩm của chúng ta không giúp cho việc bán hàng trở nên dễ dàng hơn. Do đó, việc chăm sóc khách hàng sau khi đã bán hàng trở nên rất quan trọng: kiểm soát doanh số từng khách hàng, thông tin và tình trạng của từng khách hàng.

Quản lý công nghệ

Các nhà bán lẻ trên thế giới đã đầu tư vào Việt Nam như: Big C, Metro, Parkson... đều phát triển theo chuỗi cửa hàng.  Tuy nhiên, sự tăng lên về số lượng cửa hàng sẽ gây khó khăn trong việc người quản lý hiệu quả khi khoảng cách địa lý xa nhau và không thể có mặt tại tất cả các cửa hàng cùng lúc để giám sát. 

Vì thế để lựa chọn được phần mềm phù hợp, các cửa hàng thường quan tâm đến các tính năng như:

• Quản lý bán hàng, tài sản, kho hàng,…
• Quản lý dữ liệu khách hàng.
• Quản lý nhân sự, tuyển dụng chấm công, tính lương,...
• Đánh giá hiệu quả chi nhanh, hiệu suất nhân sự.
• Quản lý thu chi.
• Theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng và lập các báo cáo, thống kê.
• Quản lý đơn đặt hàng và khuyến mãi.

Phần kết

Trên đây là những cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả nhất mà chúng ta đã cùng tìm hiểu. Từ việc xây dựng thương hiệu mạnh mẽ, chuẩn hóa quy trình đến việc áp dụng công nghệ, mỗi cách đều đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp của bạn đạt được thành công. Hy vọng với những thông tin này, bạn sẽ có một cái nhìn toàn diện hơn về việc quản lý chuỗi cửa hàng và tự tin áp dụng vào thực tế kinh doanh của mình.

>>>Xem thêm: Quản lý doanh nghiệp là gì? Học quản lý doanh nghiệp tại đâu?