Hàng tồn kho không hóa đơn là một trong những vấn đề đau đầu mà nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ thường gặp phải. Khi lượng hàng còn lại trong kho không có chứng từ hợp lệ đi kèm, bạn không chỉ gặp khó khăn trong việc hạch toán, mà còn tiềm ẩn rủi ro lớn nếu bị kiểm tra thuế. Trong bối cảnh cơ quan chức năng siết chặt quản lý hóa đơn, việc xử lý đúng cách số hàng tồn kho này là điều bắt buộc nếu bạn muốn kinh doanh ổn định và hợp pháp.

Hàng tồn kho không hóa đơn là gì?

Đó là lượng hàng hóa còn lại trong kho, trên sổ sách hoặc tại cửa hàng nhưng không có hóa đơn đầu vào để chứng minh nguồn gốc hợp pháp. Những hàng này có thể nhập từ nhà cung cấp không xuất hóa đơn, hoặc hộ kinh doanh không yêu cầu hóa đơn khi mua hàng. Trong một số trường hợp, đó là hàng nhập lâu ngày, thất lạc hóa đơn hoặc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử chưa kịp cập nhật hồ sơ.

Hàng tồn kho không hóa đơn khiến hộ kinh doanh đối mặt với nhiều vấn đề:

- Bị truy thu thuế khi cơ quan thuế xác định doanh thu thực tế cao hơn mức khoán.

- Bị xử phạt hành chính nếu sử dụng hóa đơn khống để bán ra.

- Không được ghi nhận chi phí hợp lệ, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.

- Khó kiểm soát hàng tồn khi chuyển sang kê khai thuế hoặc hóa đơn điện tử.

Vì vậy, xử lý hàng tồn kho không hóa đơn đúng cách là bước cần thiết để ổn định kinh doanh và bảo vệ tài chính.

Hàng tồn kho không hóa đơn là gì? (Ảnh Internet)

>>>Xem thêm: TẤT TẦN TẬT CÁC LOẠI THUẾ HỘ KINH DOANH CẦN BIẾT SAU KHI BỎ THUẾ KHOÁN

Cách xử lý hàng tồn kho không hóa đơn hiệu quả

Dưới đây là những phương án được pháp luật cho phép và áp dụng phù hợp với hộ kinh doanh hiện nay:

Kiểm kê, lập bảng kê hàng tồn

Hộ kinh doanh cần kiểm tra toàn bộ lượng hàng tồn không có hóa đơn, lập bảng kê chi tiết theo mẫu gồm: tên hàng, mã hàng (nếu có), số lượng, thời điểm nhập ước tính, đơn vị cung cấp (nếu nhớ), và giá nhập tham khảo. Việc này giúp xác định rõ hàng hóa có thật, được mua từ trước, chứ không phải tạo ra nhằm hợp thức hóa đầu ra.

Ví dụ: một cửa hàng tạp hóa phát hiện còn 60 thùng mì ăn liền nhập từ chợ đầu mối nhưng không có hóa đơn. Chủ cửa hàng lập bảng kê nêu rõ hàng nhập khoảng tháng 1/2024, giá nhập 150.000 đồng/thùng, ghi chú nguồn “mua tại chợ X”, có chữ ký người kiểm kê và lưu vào sổ sách kế toán.

Bổ sung hóa đơn đầu vào

Nếu còn giữ thông tin đơn vị cung cấp, chủ hộ nên liên hệ để xin cấp lại hóa đơn, miễn là giao dịch xảy ra trong cùng kỳ tính thuế. Trường hợp không có hóa đơn, có thể nhập thêm hàng cùng loại từ nhà cung cấp hợp pháp và sử dụng lượng mới đó để hợp thức hóa khi xuất bán. Cách này giúp bảo vệ sổ sách kế toán và tránh bị quy kết là bán hàng không rõ nguồn gốc.

Lưu ý: Không sử dụng hóa đơn mua bán trôi nổi, không xuất phát từ giao dịch thật - hành vi này bị xử phạt rất nặng.

Ghi nhận “hàng về trước - hóa đơn về sau”

Trong một số trường hợp, hàng hóa về trước nhưng nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn kịp thời. Hộ kinh doanh có thể lập biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, hợp đồng hoặc chứng từ chuyển khoản. Sau đó, khi có hóa đơn chính thức, cập nhật vào sổ sách.

Ví dụ: hộ kinh doanh thủy sản nhập 300kg cá ngày 28/4 nhưng nhà cung cấp gửi hóa đơn vào ngày 2/5. Chủ hộ lập biên bản nhận hàng kèm phiếu nhập kho đúng ngày, sau đó lưu hóa đơn vào cùng bộ chứng từ để cơ quan thuế dễ đối chiếu khi kiểm tra.

Kiểm kê, lập bảng kê hàng tồn (Ảnh Internet)

Điều chỉnh tồn kho bằng xuất dùng, xuất biếu hoặc thanh lý

Đối với hàng khó tiêu thụ, hộ kinh doanh có thể:

- Xuất dùng nội bộ (có phiếu xuất kho)

- Biếu, tặng khách hàng (xuất hóa đơn với giá trị 0đ hoặc theo giá vốn)

- Thanh lý với mức giá thấp, có hóa đơn xuất bán rõ ràng

Những cách này vừa hợp lý tồn kho, vừa giúp hạch toán rõ ràng trong sổ sách.

Hủy hàng hết hạn hoặc hư hỏng

Nếu hàng tồn đã quá hạn sử dụng, bị hư hỏng hoặc không còn giá trị thương mại, hộ kinh doanh cần tiêu hủy và lập đầy đủ biên bản kiểm kê, biên bản tiêu hủy và quyết định hủy hàng. Đây là căn cứ quan trọng để không bị tính thu nhập chịu thuế từ lượng hàng không tiêu thụ được.

>>>Xem thêm: TÁC ĐỘNG CỦA TỶ GIÁ USD/VND ĐẾN DOANH NGHIỆP VIỆT

Lưu ý khi xử lý hàng tồn kho không hóa đơn

- Lưu hồ sơ đầy đủ: bảng kê, biên bản, phiếu nhập – xuất, hóa đơn (nếu bổ sung), hợp đồng và chứng từ thanh toán.

- Không tạo giao dịch khống: mọi giao dịch phải có thật, có người bán rõ ràng, có hàng hóa thực tế.

- Không bán ra khi chưa hợp thức đầu vào: nếu bán ra mà chưa có đầu vào hợp lệ, rủi ro bị phạt rất cao.

- Tuân thủ quy định chuyển đổi: với hộ kinh doanh đang từ thuế khoán chuyển sang kê khai, cần chủ động hợp thức tồn kho ngay từ đầu.

Tạm kết

Hàng tồn kho không hóa đơn là bài toán nan giải nếu hộ kinh doanh không nắm rõ cách xử lý. Đừng để hàng hóa mất giá trị chỉ vì thiếu chứng từ. Hãy kiểm kê, đối chiếu, lập bảng kê và thực hiện các bước hợp thức hóa ngay khi còn thời gian. Việc chủ động xử lý sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro, tăng độ tin cậy với cơ quan thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định, bền vững.