Được sử dụng lần đầu vào năm 1970, đến nay OKRs đã và đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp chọn là phương pháp quản lý giúp doanh nghiệp thực hiện và đạt được các chiến lược thông qua việc thiết lập mục tiêu hợp tác tối ưu. Vậy mô hình OKRs là gì? Tại sao lại được các doanh nghiệp ứng dụng nhiều như vậy?

Khái quát về mô hình OKRs

Mô hình OKRs là gì?

OKR (Objectives and Key Results), hay còn gọi là Mục Tiêu và Kết Quả Chính, là một hệ thống quản lý mục tiêu được sử dụng bởi các nhà lãnh đạo để đặt ra mục tiêu cụ thể và xác định những kết quả then chốt nhằm thực hiện mục tiêu đó trong khoảng thời gian nhất định

Các yếu tố  trong mô hình OKRs

OKR được chia thành ba yếu tố chính: Mục tiêu, Kết quả chính, và Hành động.

Các yếu tố trong mô hình OKR

• Mục tiêu 

Đề ra mục tiêu về hướng phát triển dài hạn của doanh nghiệp, mang lại động lực làm việc cho nhân viên. Nghiên cứu cho thấy hiệu suất làm việc sẽ cao hơn nếu mọi người cam kết với mục tiêu của họ.

• Kết quả then chốt

Kết quả chính là những chỉ số đo lường kết quả dự kiến, giống như quãng đường cần đi để đạt được mục tiêu. Mỗi mục tiêu sẽ có 3 - 4 kết quả chính, là những điểm nhấn quan trọng đo lường hiệu suất và giá trị thêm.

• Hành động

Hành động bao gồm kế hoạch thực thi, nhiệm vụ cụ thể mà từng cá nhân và bộ phận phải thực hiện để đạt được mục tiêu. Nó giống như bản đồ đường đi cho mỗi người, đảm bảo rằng có một kế hoạch chi tiết để đạt được kết quả mong đợi.

Ngoài ra, phương pháp OKR còn cung cấp bộ quy tắc để xác định ưu tiên và đo lường kết quả công việc. Điều này giúp nhân viên tự tổ chức công việc của họ một cách hiệu quả, tăng tốc độ và đồng thời đảm bảo rằng mọi người hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Ví dụ mô hình OKRs trong doanh nghiệp

Giả sử, mục tiêu hàng đầu của công ty là thu hút thêm khách hàng để cải thiện tỷ lệ chuyển đổi. Để đo lường sự tiến triển trong việc thu hút khách hàng, công ty thiết lập các Kết quả then chốt như sau:

Mục tiêu: Thúc đẩy quá trình mua sắm của khách hàng

Kết quả then chốt:

• Tăng tỷ lệ mở email từ X% lên Y%

• Tăng lưu lượng truy cập trang web lên X%

• Đạt được X + lượt đăng ký mới hàng tháng

Ví dụ về mô hình OKR trong doanh nghiệp

Những chỉ số này không chỉ giúp đo lường hiệu suất trong việc thu hút khách hàng mà còn cung cấp cái nhìn rõ ràng về sự tương tác và quan tâm từ phía khách hàng. Điều này giúp công ty đảm bảo rằng các chiến lược tiếp thị và quảng cáo của họ đang đạt được sự chú ý và hỗ trợ tối ưu hóa quá trình chuyển đổi.

Nguyên lý hoạt động của mô hình OKR

Hệ thống OKR hoạt động dựa trên bốn nguyên tắc niềm tin:

• Tính tham vọng: Mục tiêu được đặt ra cần phải vượt quá ngưỡng năng lực.

• Tính đo lường: Các kết quả then chốt được xác định một cách cụ thể và có thể đo lường.

• Tính minh bạch: Mọi thành viên trong tổ chức cần phải hiểu và tuân thủ mô hình OKR của công ty đề ra.

• Tính hiệu suất: OKR không phải là công cụ để đo lường hiệu suất nhân viên.

Lợi ích của mô hình OKR 

Áp dụng mô hình OKR mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. John Doerr – người phát triển hoàn thiện lý thuyết về OKR, nói rằng phương pháp này đem lại 5 lợi ích chính:

Kết nối nội bộ mạnh mẽ

Việc sử dụng OKR giúp liên kết hiệu suất cá nhân với mục tiêu tổng thể của công ty, tạo ra sự gắn kết mạnh mẽ và đảm bảo rằng toàn bộ doanh nghiệp hướng đến cùng một mục tiêu.

Tập trung vào những vấn đề quan trọng

Mô hình OKR xác định 3 - 5 mục tiêu ứng với từng cấp độ, giúp tập trung ưu tiên vào những mục tiêu quan trọng, loại bỏ công việc không ảnh hưởng đến mục tiêu chung.

Tăng cường tính minh bạch

OKR nổi bật với tính minh bạch, tạo ra môi trường làm việc mở và giúp mọi thành viên nắm bắt công việc và kế hoạch của từng cá nhân và mỗi phòng ban.

Trao quyền cho nhân viên

Việc hiểu rõ hoạt động trong công ty giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và tạo cơ hội cho nhân viên theo dõi kết quả công việc đối với mục tiêu của họ. Khi được trao quyền, nhân viên sẽ trở nên có trách nhiệm với các mục tiêu của mình hơn

Đo lường tiến độ hoàn thành mục tiêu

OKR thông qua các chỉ số phản ánh tỷ lệ hoàn thành chi tiết của mục tiêu, giúp đo lường và đánh giá % hoàn thành mục tiêu của từng cá nhân, phòng ban và toàn công ty.

Các bước xây dựng mô hình OKR trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định Mục tiêu và Kết quả then chốt

Dựa trên sứ mệnh và tầm nhìn của cấp lãnh đạo và số liệu kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định 3 - 5 mục tiêu chính cho quý hoặc năm mới. Các phòng ban sau đó đề ra 3 - 5 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu dựa trên 3 - 5 trục chiến lược chính.

Bước 2: Xác định hệ thống quản lý OKR

Mỗi công ty, tùy thuộc vào quy mô khác nhau, sẽ lựa chọn phương pháp quản lý OKR phù hợp. Một số doanh nghiệp tự xây dựng bộ công cụ nội bộ hoặc sử dụng các ứng dụng phổ biến như Excel.

Tuy nhiên, việc xây dựng các công cụ nội bộ hoặc sử dụng Excel có thể tốn nhiều thời gian. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp mới thiết lập hệ thống mục tiêu, việc này có thể là một thách thức lớn.

Hiện nay, có nhiều phần mềm quản lý công việc với tính năng giám sát tiến độ và chất lượng hoàn thành công việc. Những ứng dụng này giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng của mô hình OKR một cách tốt hơn. 1Office, là một trong những phần mềm có khả năng giải quyết triệt để quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp. Với tính năng toàn diện, hệ thống này hỗ trợ số hóa và chuẩn hóa quy trình vận hành, từ đó xây dựng hệ thống mục tiêu một cách chính xác và hiệu quả.

1Office phần mềm giải quyết triệt để quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp

Bước 3: Phổ biến với trưởng phòng ban, bộ phận

Ở giai đoạn này, hãy tổ chức cuộc họp với ban lãnh đạo cấp trung, tức những người đứng đầu các phòng ban, để đề cập đến kế hoạch OKR của công ty và thảo luận về chiến lược OKR đã được công ty thống nhất. Trong cuộc họp, có thể thảo luận về lợi ích, hạn chế, và đề xuất của chiến lược OKR để thu thập ý kiến và phản hồi.

Sau khi hoàn tất bước này, các Trưởng phòng sẽ hiểu rõ hơn về chiến lược OKR của công ty. Đồng thời, họ có thể lập kế hoạch cho các Mục tiêu và Kết quả chốt của phòng ban mình.

Bước 4: Phổ biến OKR cho toàn bộ nhân sự

Sau cuộc thảo luận với các người đứng đầu phòng ban, tiếp theo là cuộc họp phổ biến OKR cho toàn bộ công ty. Trong buổi họp này, hãy tập trung nói về tầm quan trọng của OKR và cách mà công ty thực hiện nó. Mục tiêu là giúp nhân viên hiểu rõ hơn về OKR và có những kỳ vọng phù hợp khi tham gia vào quá trình làm việc dựa trên hệ thống OKR.

Cách chấm điểm mô hình OKR chính xác nhất

Để tận dụng tối đa lợi ích từ phương pháp OKR, chúng ta nên đánh giá hiệu quả 1 đến 3 tháng một lần để có cơ hội điều chỉnh khi cần thiết.

Điểm số của OKR sẽ nằm trong khoảng từ 0.0 đến 1.0, với các mức đánh giá cụ thể:

• Điểm 0 tức là không đạt được bất kỳ phần nào của mục tiêu.

• Mức điểm 0.6-0.7 chỉ ra rằng chúng ta đang tiến triển theo hướng đúng để hoàn thành mục tiêu.

• Điểm 1 đồng nghĩa với việc mục tiêu đã được hoàn thành.

Trung bình các điểm này sẽ là thước đo chính cho mức độ hoàn thành của mục tiêu.

Lưu ý:

Khi đánh giá mô hình OKR có hai loại kết quả then chốt:

Đối với các hoạt động không đo lường được như việc triển khai website mới, chúng ta sẽ áp dụng hệ thống đánh giá với 2 mức điểm cụ thể: 0 nếu không hoàn thành và 1 nếu đã hoàn thành.

Đối với các hoạt động đo lường được, như việc tạo ra 10 bài viết mới trên website, chúng ta sẽ tính điểm dựa trên tỷ lệ hoàn thành của nhiệm vụ đó.

• Mức điểm từ 0.6 đến 0.7 được coi là thành công, và bất kỳ điểm nào thấp hơn nghĩa là tổ chức đang hoạt động không hiệu quả. Ngược lại, điểm cao hơn có thể cho thấy rằng mục tiêu của OKR chưa thiết lập đủ cao. Mặc dù việc đặt mục tiêu cao hơn có thể tạo áp lực, nhưng nếu thực hiện đúng cách, nó có thể kích thích động lực và đưa ra kết quả xuất sắc.

• Dưới mức 0.4 không có nghĩa là thất bại. Điểm thấp có thể xuất phát từ mục tiêu quá cao hoặc hiệu suất làm việc của nhân viên không đạt được. Dù lý do là gì, điều này là cơ sở để đánh giá và xác định ưu tiên công việc trong phòng ban, cũng như để cải thiện chiến lược trong quý tiếp theo.

Điểm OKR không nên được coi là công cụ chính để đánh giá hiệu quả công việc:

Mặc dù OKR có thể đóng vai trò trong quá trình đánh giá cá nhân hoặc tổ chức, nhưng chắc chắn không phải là phương pháp tối ưu để đánh giá hiệu suất công việc. Nếu chỉ sử dụng OKR để đánh giá hiệu quả công việc, có thể xảy ra tình trạng cá nhân cố gắng đặt mục tiêu dễ đạt được để được xem là thành công. Điều này có thể gây trở ngại cho hiệu quả của mô hình OKR.

Phạm vi áp dụng mô hình OKR trong doanh nghiệp

Có 3 mô hình phổ biến áp dụng OKR cho các doanh nghiệp:

Toàn công ty áp dụng OKR

Tất cả các thành viên trong công ty tham gia và thực hiện phương pháp OKR. Mọi người cùng hưởng lợi từ việc thiết lập mục tiêu liên quan, đẩy mạnh hiệu suất làm việc.

Áp dụng OKR cho cấp lãnh đạo và quản lý

Một số doanh nghiệp chọn chỉ áp dụng OKR cho cấp lãnh đạo. Ví dụ, trong các doanh nghiệp bán lẻ với đa dạng chi nhánh, chỉ cấp lãnh đạo và quản lý được triển khai OKR.

Triển khai OKR cho các phòng ban độc lập

Mô hình này ít phổ biến hơn, khi các phòng ban hoặc công ty con của tổ chức lớn triển khai OKR như là một đơn vị độc lập.

Mô hình OKR đang dần trở nên quen thuộc trong quản trị doanh nghiệp. Bằng cách xác định mục tiêu rõ ràng và đo lường hiệu suất một cách khoa học, doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình quản trị mục tiêu một cách hiệu quả và nhanh chóng đạt được những mục tiêu đã đề ra.