Chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp là xu hướng tất yếu khi hộ kinh doanh muốn mở rộng quy mô, tăng uy tín và hoạt động chuyên nghiệp hơn. Không chỉ giúp tận dụng nhiều chính sách hỗ trợ, việc chuyển đổi còn mang lại lợi thế về pháp lý và quản trị. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi sự hiểu biết rõ về quy trình và thủ tục theo quy định pháp luật. Trong bài viết sau, KIEN THUC KINH TE sẽ giúp bạn nắm rõ từng bước cần thiết để chuyển đổi hiệu quả.

Những lợi ích khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

- Được hoạt động dưới tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thuận tiện hơn trong các giao dịch dân sự, vay vốn ngân hàng;

- Chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn điều lệ của công ty;

- Nhận được nhiều sự hỗ trợ hơn từ các hiệp hội nghề nghiệp, tiếp cận được với các ưu đãi đầu tư từ nhà nước, khi hoạt động với chức năng mới, doanh nghiệp có thể huy động được sự tham gia góp vốn của tổ chức, cá nhân khác; dễ dàng hơn trong việc tiếp cận nguồn vốn cho vay của ngân hàng, có cơ hội được mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh, nâng cao vị thế trên thương trường…

Trước khi thành lập doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã đăng ký và hoạt động sản xuất, kinh doanh liên tục ít nhất là 01 năm tính đến ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu thì được nhận sự hỗ trợ từ nhà nước các vấn đề sau:

- Miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp lần đầu, miễn phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp lần đầu;

- Miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu;

- Miễn phí thẩm định, lệ phí cấp phép kinh doanh lần đầu đối với ngành, nghề kinh doanh có điều kiện;

- Được tư vấn, hướng dẫn, hỗ trợ soạn thảo miễn phí hồ sơ thành lập doanh nghiệp;

- Được tư vấn, hướng dẫn miễn phí về các thủ tục hành chính thuế và chế độ kế toán trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu;

- Miễn, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp có thời hạn theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp. 

Thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Ảnh Internet)

>>>Xem thêm: TẤT TẦN TẬT CÁC LOẠI THUẾ HỘ KINH DOANH CẦN BIẾT SAU KHI BỎ THUẾ KHOÁN

Thủ tục chuyển từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Quá trình chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi người thực hiện phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Dưới đây là 6 bước cơ bản và chi tiết nhất:

Bước 1: Tư vấn & xác định loại hình doanh nghiệp phù hợp

Trước khi lập hồ sơ, cần xác định mô hình doanh nghiệp phù hợp với định hướng phát triển. Phổ biến nhất là công ty TNHH một thành viên (nếu chỉ có 1 chủ sở hữu) hoặc công ty TNHH hai thành viên trở lên. Nếu mong muốn mở rộng và kêu gọi vốn, doanh nghiệp cổ phần có thể là lựa chọn phù hợp.

Ở bước này, cần phân tích kỹ mục tiêu kinh doanh, quy mô nhân sự, lĩnh vực hoạt động và khả năng tài chính để chọn loại hình doanh nghiệp tối ưu nhất.

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chuyển đổi

Hồ sơ chuyển từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp bao gồm:

• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Bản sao Giấy chứng nhận mã số thuế.
• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên công ty (nếu là công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (nếu là công ty cổ phần).
• Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật và các thành viên góp vốn.
• Văn bản ủy quyền (nếu không trực tiếp nộp hồ sơ).
• Tùy từng loại hình doanh nghiệp mà biểu mẫu và nội dung hồ sơ có thể thay đổi đôi chút.

Cần tuân thủ các điều kiện về hồ sơ để được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Ảnh Internet)

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT

Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hộ kinh doanh nộp hồ sơ chuyển đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Có thể nộp trực tiếp hoặc qua mạng tại dangkykinhdoanh.gov.vn.

Thời gian xử lý hồ sơ khoảng 3 - 5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Thực hiện thủ tục chấm dứt hộ kinh doanh

Ngay sau khi được cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo đến cơ quan cấp huyện để thực hiện thủ tục xóa mã số thuế hộ kinh doanh. Thời gian xử lý thường không quá 2 ngày làm việc.

Lưu ý: Hộ kinh doanh không cần làm thủ tục giải thể như các doanh nghiệp khác, chỉ cần chấm dứt mã số thuế theo quy định.

Bước 5: Công bố thông tin doanh nghiệp trên cổng quốc gia

Doanh nghiệp có nghĩa vụ công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Việc công bố bao gồm: tên công ty, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin người đại diện, loại hình doanh nghiệp... Đây là thủ tục bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch.

Bước 6: Làm con dấu và hoàn tất các thủ tục sau thành lập

Sau khi thành lập doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần:

• Khắc và đăng ký mẫu con dấu doanh nghiệp.
• Mở tài khoản ngân hàng và thông báo với cơ quan thuế.
• Đăng ký nộp thuế điện tử.
• Mua, cài đặt và phát hành hóa đơn điện tử.
• Thực hiện chế độ kế toán, bảo hiểm cho người lao động nếu có.

>>>Xem thêm: TÁC ĐỘNG CỦA TỶ GIÁ USD/VND ĐẾN DOANH NGHIỆP VIỆT

Lưu ý quan trọng khi chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp tuy mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đi kèm một số yêu cầu pháp lý và quy trình quản lý khắt khe hơn. Dưới đây là những điểm mà người kinh doanh cần đặc biệt lưu ý:

Trình tự đăng ký và mã số thuế

Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh không được phép sử dụng lại mã số thuế cũ khi chuyển sang doanh nghiệp. Việc đăng ký thành lập doanh nghiệp phải thực hiện đồng thời với việc chấm dứt hộ kinh doanh.

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tự động gửi thông báo đến cấp quận/huyện nơi hộ kinh doanh đăng ký ban đầu để tiến hành xóa mã số thuế cũ. Đây là bước bắt buộc để hoàn tất quy trình chuyển đổi hợp pháp.

Phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và Đầu tư (Ảnh Internet)

Chi phí hoạt động và nghĩa vụ tài chính

Khác với hộ kinh doanh chỉ nộp thuế khoán hoặc theo doanh thu đơn giản, doanh nghiệp phải tuân thủ nhiều quy định về tài chính, kế toán:

• Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).
• Nộp báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo thuế GTGT, TNDN, TNCN hàng quý/năm.
• Doanh nghiệp có nhân viên bắt buộc phải đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp theo quy định.
• Nếu doanh thu đạt ngưỡng quy định, doanh nghiệp còn có thể phải thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm.

Những nghĩa vụ này khiến chi phí vận hành tăng lên, đòi hỏi chủ doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ càng về nguồn lực tài chính và nhân sự kế toán.

Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

Việc chọn đúng loại hình doanh nghiệp ngay từ đầu giúp tiết kiệm thời gian điều chỉnh và quản lý dễ dàng hơn về sau.

• Công ty TNHH một thành viên thường là lựa chọn phổ biến cho hộ kinh doanh cá thể vì cơ cấu đơn giản, người chủ sở hữu vẫn toàn quyền quyết định mọi vấn đề.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên phù hợp nếu có từ hai người cùng góp vốn, giúp phân chia rủi ro và huy động vốn dễ hơn.
• Công ty cổ phần thích hợp với mục tiêu phát triển lớn, mở rộng quy mô, nhưng yêu cầu về quản lý, báo cáo và cổ đông khắt khe hơn.

Chọn sai loại hình có thể dẫn đến khó khăn trong điều hành, phát sinh chi phí thay đổi mô hình hoặc tranh chấp nội bộ.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Ảnh Internet)

Những hạn chế khi chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

Bên cạnh những lợi ích, vẫn còn những mối lo ngại lớn hơn khiến nhiều hộ kinh doanh mặc dù có doanh thu tốt vẫn không muốn chuyển sang kinh doanh theo mô hình doanh nghiệp. Nguyên nhân mà nhiều hộ kinh doanh “ngại chuyển đổi” là vì:

- Doanh nghiệp phải đóng nhiều loại thuế với thuế suất cao hơn nhiều lần hộ kinh doanh như: Thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, đóng hộ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động và các loại thuế khác như: Thuế bảo vệ môi trường, thuế xuất nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt…;

- Sau khi chuyển đổi, doanh nghiệp phải mở sổ sách kế toán, hàng tháng còn phải tốn tiền thuê kế toán, rồi phải mua chữ ký số, hóa đơn điện tử…;

- Chế độ sổ sách kế toán của doanh nghiệp rất phức tạp, phải kê khai, quyết toán thuế, làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính và phải đảm bảo tất cả báo cáo, sổ sách luôn đúng luật, đúng hạn, đúng chuẩn mực kế toán;

- Vấn đề tuyển dụng, sa thải lao động hoặc giải thể doanh nghiệp cũng phải theo đúng quy định;

Doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục hành chính phức tạp hơn so với hộ kinh doanh như bảo hiểm, lao động, phòng cháy chữa cháy… và chính những thủ tục này sẽ làm gia tăng chi phí, gây khó khăn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh.

>>>Xem thêm: THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP LÀ GÌ? HƯỚNG DẪN CÁCH TÍNH THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP TỪ A ĐẾN Z

Tạm kết

Chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp là bước đi cần thiết nếu bạn muốn mở rộng quy mô, tăng tính chuyên nghiệp và nâng cao vị thế trên thị trường. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng cả về thủ tục pháp lý lẫn năng lực vận hành. Việc hiểu đúng các quy định, lựa chọn mô hình phù hợp và tuân thủ nghĩa vụ kế toán – thuế sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Hy vọng bài viết từ KIEN THUC KINH TE đã mang đến cho bạn cái nhìn đầy đủ và hữu ích về chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp.